- Zijn functioneringsgesprekken makkelijker of moeilijker voor thuiswerkers?
- De meningen onder HR-experts verschillen hierover, maar voor werknemers die op afstand werken is het antwoord op deze vraag van levensbelang.
- Insider sprak met een aantal experts over de manieren waarop thuiswerkers zich goed kunnen voorbereiden op een functioneringsgesprek.
- Lees ook: Denk je wel eens: ‘Deze vergadering had ook een mailtje kunnen zijn’ – dan is dat vaak ook het geval
Voor veel werknemers is het seizoen van de functioneringsgesprekken aangebroken. Voor leidinggevenden betekent dit het meten van de productiviteit van personeel dat op kantoor, thuis of hybride werkt. Dat betekent ook stress voor alle betrokkenen.
Na meer dan twee jaar in de coronapandemie en een fundamentele verschuiving in onze manier van werken, komen sommige werknemers voor het eerst in aanraking met een functioneringsgesprek op afstand dat gaat over het op afstand werken. Dat dit gebeurt via Zoom, Teams of Hangouts maakt zo’n gesprek niet minder stressvol en spannend.
De meningen lopen uiteen over de vraag in hoeverre werken op afstand een rol speelt bij de beoordeling van werknemers. Sommige HR-experts denken dat de locatie waar je werkt, geen invloed heeft op de beoordeling. Anderen denken dat thuiswerkers en hybride werknemers zich extra moeten inspannen om positief op te vallen.
“De realiteit is gewoon dat we allemaal in een digitale werkplek actief zijn”, benadrukt organisatiepsycholoog Chelsea Pyrzenski in een e-mail aan Insider. Dit betekent volgens haar dat alle soorten werknemers zich moeten bezighouden met vier zaken die bijdragen aan een positief functioneringsgesprek: de parameters waarmee prestaties worden gemeten, het kwantificeren van wat ze bijgedragen hebben het afgelopen jaar, het bijhouden van successen en hun professionele voorkomen.
Insider sprak met verschillende HR-managers, organisatiepsychologen en consultants voor adviezen om thuiswerkers klaar te stomen voor hun jaarlijkse functioneringsgesprek.
Richt je op prestaties
Volgens Yolanda Seals-Coffield, HR-chef van PricewaterhouseCoopers, hebben thuiswerkers niks te vrezen bij functioneringsgesprekken. Of je nu op kantoor werkt, op afstand of hybride, zegt ze, dat heeft geen invloed op je prestaties. "We verwachten dat je je werk goed doet. We verwachten dat je betrokken bent bij je collega's en klanten. Daar rekenen we onze werknemers aan het einde van het jaar op af."
Psycholoog Pyrzenski, die ook hoofd Personeelszaken is bij softwarebedrijf WalkMe, denkt dat middelen als Zoom, Trello, Teams en Google Drive de gemene deler zijn voor werknemers die op kantoor of thuis werken. Voor haar is het belangrijk dat het personeel samenwerkingen op deze platforms laat schitteren.
"Schrijf ideeën die je hebt op in gedeelde documenten en tag collega's om hen erbij te betrekken, om hun mening te vragen", benadrukt Pyrzenski. "Hoe meer je andere mensen bij jouw werk betrekt, hoe meer je opvalt en mensen samenbrengt."
Het advies dat Celia Balson, oprichter en CEO van HR consultancy Work Friendly, aan thuiswerkers wil geven is dat ze vooral moeten blijven doen wat goed voelt. Of dat nu het organiseren is van een virtuele vrijmibo of het voorzitten van een werkgroep van collega's met kinderen. "Als je maar betrokken genoeg bent, vallen je prestaties en inspanningen vanzelf op".
Kwantificeer je bijdragen
Zogeheten soft skills - zoals hoe je communiceert en samenwerkt met anderen - zijn belangrijk in iedere baan. Maar ze zijn moeilijk te meten.
Volgens hoogleraar Robert Kelley kunnen thuiswerkers met de onderstaande vragen beter de 'onzichtbare' bijdragen van hun soft skills op de werkplek beter in beeld brengen:
- Heb je werknemers getraind of ben je mentor geweest?
- Breng je mensen samen voor brainstormsessies of om de voortgang van projecten te bespreken?
- Heb je problemen of conflicten opgelost? Ben jij de persoon die mensen benaderen voor advies of hulp bij projecten?
Kom je als thuiswerker met concrete antwoorden op deze vragen bij je functioneringsgesprek, dan levert dit je positieve punten op volgens Kelley.
Houd je prestaties bij
Voor managers is het bijhouden van het functioneren van collega's soms moeilijk. Kelley adviseert werknemers daarom zelf de eigen prestaties bij te houden.
Denk bijvoorbeeld aan het documenteren over hoe je hebt bijgedragen aan het succes van de organisatie als geheel. Welke klanten, inkomsten en verkoopsuccessen zijn te danken aan jouw inspanningen? Welke nieuwe ideeën en projecten heb je bedacht? En nam je de leiding, ook al was dat niet jouw taak, en hoe beïnvloedde dat het resultaat?
Het beantwoorden van deze vragen vergt misschien wat extra werk, zoals het doorspitten van e-mails, Slack-berichten en dashboards. Maar deze inspanning en voorbereiding kan zich na een functioneringsgesprek uitbetalen in een loonsverhoging of bonus.
Blijf professioneel
Thuiswerken kan zorgen voor het ontwikkelen van een informele werksfeer. Maar, waarschuwt Pyrzenski, een virtuele thuiswerkplek is nog steeds een werkplek. "Let op je lichaamstaal tijdens videogesprekken. Blijf knikken en reageren op een spreker. Reageer in de chatfunctie van Zoom op vragen, stel ze zelf of kom met een idee. Dit zijn kleine gebaren die laten zien dat je betrokken bent bij het team. Als jij een videogesprek voorzit, heb je door hoe belangrijk deze dingen zijn."
Daarnaast, benadrukt Pyrzenski, moeten thuiswerkers tijdig reageren op berichten van collega's. "Online is het moeilijk te zien of iemand een bericht heeft ontvangen en gelezen. Of het nu een e-mail, Slack, Teams of sms is - het is belangrijk dat je er tijdig op reageert. Zeker als het een directe vraag aan jou is. Zelfs al beantwoord je een vraag niet meteen, dan is het belangrijk dat je de ontvangst ervan bevestigt. Al is het maar een duimpje of een emoji."
Dit digitale goede gedrag is belangrijk om een goede online indruk te maken op je baas.